Les étapes de réalisation d'un carnet d'entretien et d'une étude de fonds de prévoyance

Après avoir effectué votre commande en ligne et acquitté le premier versement, vous vous demandez probablement quelles seront les prochaines étapes et le rôle des professionnels impliqués. Voici un aperçu clair du processus de réalisation d’un carnet d’entretien et d’une étude du fonds de prévoyance.

Étape 1 : Révision de la commande

Dès que la commande est soumise par le représentant du syndicat de copropriété, notre équipe du service à la clientèle procède à une vérification. Cette étape vise à s'assurer que les informations ainsi que document obligatoire soient complets et conformes pour débuter. Une fois la commande validée, le dossier est assigné à l’un de nos chargés de projet.

Étape 2 : Examen visuel des parties communes

Le chargé du projet, un technologue professionnel membre de l’OTPQ, transmet ses instructions à l’inspecteur en bâtiment de votre région. L’inspecteur contacte le représentant du syndicat pour convenir d’un rendez-vous.

Lors de sa visite, il effectue un examen visuel complet des parties communes. Il :

Identifie les composantes du bâtiment ;
Évalue leur état général ;
Note les déficiences ou problématiques observées.

L’inspecteur rédige son rapport et le transmet au chargé de projet avec toutes les photos prises sur place ainsi que d’autres informations demandées par chargé de projet.

*Pour des raisons de qualité, notre équipe n’effectue pas d’examen visuel de parties communes en hiver. Pour les mandats octroyés tard à l’automne, ou pendant l’hiver, les rendez-vous sont pris après la fonte des neiges.

Étape 3 : Préparation du carnet d’entretien

À partir du rapport d’inspection, le chargé de projet débute la création du carnet d’entretien, selon la norme Uniformat II.

Cette étape comprend :

La rédaction d’un inventaire complet des éléments des parties communes ;
Une collecte d’informations auprès du syndicat via un formulaire en ligne pour connaître l’historique des réparations et remplacements ;
Une planification à long terme (25 ans et plus) des réparations majeures et des remplacements à prévoir ;
Un calendrier des entretiens courants recommandés ;
Des recommandations supplémentaires pour les réparations mineures ou expertises à réaliser.

Étape 4 : Préparation de l’étude du fonds de prévoyance

Une fois le carnet d’entretien complété, le chargé de projet procède à l’estimation des coûts futurs associés aux interventions planifiées.

Des scénarios de contribution au fonds de prévoyance, tenant compte de :
- Le solde actuel du fonds ;
- L’inflation des coûts de construction ;
- Les rendements d’intérêts potentiels ;
- Le rattrapage nécessaire pour atteindre le niveau de fonds recommandé.

Cette analyse vise à garantir l’autonomie financière du syndicat sur un horizon minimal de 25 ans.

Étape 5 : Livraison

Une fois toutes les étapes réalisées, les rapports sont livrés en version électronique (PDF) au syndicat de copropriété directement dans le compte client en ligne du représentant du syndicat, tel que décrit ci-dessous. Un carnet d’entretien Excel (éditable) est également fourni.

Carnet d’entretien

Inventaire avec une fiche descriptive pour chaque élément (pdf)
Rapport d’état d’immeuble / rapport d’inspection (pdf)
Planification des réparations majeures et remplacements (pdf + Excel)
Planification des entretiens courants (pdf + Excel)

Étude du fonds de prévoyance

Coûts estimés des réparations majeures et remplacements (pdf)
Scénarios de contribution au fonds de prévoyance (pdf)

N'hésitez pas à utiliser le clavardage du centre d'aide où à nous écrire à support@hoodi.ai si vous avez des questions !